As vantagens e desvantagens de se organizar as rotinas diárias

Antes de se tornar um dos cientistas mais famosos do mundo, Albert Einstein teve um emprego comum em um escritório de patentes, na cidade de Berna, na Suíça. O trabalho dele era analisar pilhas de livros de especificações técnicas para comparar se requerimentos de novas invenções já estavam cadastrados junto ao governo. 

Einstein passava oito horas do dia naquela função, mas foi dali, de sua mesa, durante os intervalos e escondido do chefe, que ele produziu grande parte da obra que anos depois revolucionaria a física moderna. 

“Ele conseguia fazer o trabalho de um dia inteiro em apenas duas ou três horas. Depois usava o resto do tempo para desenvolver suas próprias teorias”, relatou, certa vez, seu amigo de longa data Peter Bucky. 

Sem dúvida que Einstein é um dos grandes exemplos de como o gerenciamento do tempo pode ajudar na criação de uma rotina pessoal e profissional mais produtiva, sábia e equilibrada. 

Desde que a pandemia do novo coronavírus forçou um grande número de empresas a adotar o sistema de home office para seus funcionários, a procura por uma vida mais organizada ganhou outro significado. Diante da inesperada realidade, muitos profissionais precisaram construir novos hábitos e aprender a ordenar melhor os seus dias, começando com a hora de acordar até o momento de dormir. 

“Planejamento e organização são ferramentas que utilizamos para poupar energia”, diz Simone Santos, especialista em desenvolvimento humano e corporativo. “Uma rotina organizada permite que você reconheça os avanços e as conquistas durante seu dia, além de dar espaço para se equilibrarem outras necessidades de vida”, explica. 

Antes do isolamento social, a maioria dos trabalhadores seguia uma rotina determinada por seus empregadores. Agora, toda a consolidação das tarefas é feita direto de casa. E isso acabou criando novos desafios envolvendo o processo de produtividade, descanso e bem-estar das pessoas. 

“A organização atualmente não ocorre somente relacionada ao tempo, mas a todo o contexto. Por isso, é importante ter um espaço reservado para se trabalhar em home office”, esclarece Simone. “Não tem a ver com um escritório ergonomicamente planejado, mas sim com um local onde você fique minimamente confortável para produzir e que seus familiares possam reconhecer que você está trabalhando”, complementa. 

Mas, para além de construir hábitos produtivos, a adoção de medidas de planejamento pode transformar o trabalho em uma função menos exaustiva, afirma o psiquiatra e terapeuta cognitivo comportamental Rodrigo de Almeida Ferreira. 

“O planejamento é uma espécie de investimento que a gente faz que nos ajuda a definir o que é mais ou menos importante ou mais ou menos urgente. Isso ajuda a cabeça a não ficar sempre indo e voltando, sempre preocupada com o que precisa fazer ou quando. No momento em que isso já está definido, conseguimos economizar energia e ter mais sucesso”, afirma Rodrigo. 

Patrícia Alvarenga, psicóloga clínica, professora e perita em comportamento humano, observa que é necessário também se incorporar hábitos saudáveis na hora de se planejar uma rotina diária. Com isso, as pessoas ganham não só tempo, mas também mais qualidade de vida. 

“É preciso não deixar de fora alguns princípios básicos como melhor sono, melhor alimentação e mais exercícios físicos, que devem ser feitos em ambiente aberto e na natureza, sempre que possível. Nada mais importante do que ter metas que tragam benefícios, acima de tudo, para a nossa saúde”, aconselha Patrícia. 

“Dessa forma, esses hábitos não se tornam enfadonhos e acabam contribuindo para que a gente possa viver melhor”, acrescenta. 

Planejamento sim, tensão não 

Apesar de todas as vantagens que um dia a dia organizado pode trazer, é preciso lembrar que essa prática também tem limitações. Mudanças nos cenários organizacionais, de modo geral, podem provocar uma sobrecarga física e mental particularmente em momentos de eventualidades, explica o psiquiatra Rodrigo de Almeida Ferreira. 

“É preciso se ter um cuidado muito importante com essa dinâmica porque o mundo e o sistema ao nosso redor sempre exigem muito da gente: mais produtividade, mais eficiência. E isso pode provocar uma frustração que nos leve a crer que não estamos produzindo o suficiente, quando, em muitas das vezes, já podemos estar no nosso limite”, alerta o médico. Ele diz ainda que é muito importante definir o que é considerado razoável dentro de cada situação. 

“Claro que, em termos de produtividade, o aproveitamento do tempo é importante. Mas, se a gente ficar no automático, é muito mais fácil pensarmos nas coisas que não estamos produzindo do que em tudo que a gente consegue realizar dentro das nossas metas. O saudável é valorizar o que estamos fazendo no momento para assim percebermos como estamos sendo produtivos”, recomenda Rodrigo. 

A psicóloga Gislene Maria Dias da Rocha concorda e acrescenta ainda que é necessário ter calma ao se administrar qualquer rotina, já que o excesso de planejamento pode levar à decepção e causar ansiedade, principalmente em situações que fogem do esperado. 

“Acasos, de um modo geral, sempre acontecem. Mas nossas frustrações nascem do desejo que temos de que tudo se resolva na vida da forma que queremos. Isso é irreal”, alerta ela. Segundo a psicóloga, nossas expectativas podem ser grandes inimigos nessas horas. 

“Sentimos ansiedade sempre que tentamos antecipar situações. Por isso, é importante termos a consciência de que as coisas só acontecerão no tempo delas e que precisamos buscar auxílio profissional sempre que necessário para lidar com nossos sentimentos”, sugere a profissional. “A pandemia veio muito nos ensinar que não temos controle de nada fora de nós mesmos. Portanto, conversar nos ajuda a escutar a nós mesmos, e isso é curativo”, finaliza. 

Confira algumas dicas que a especialista em desenvolvimento humano e corporativo Simone Santos sugere para se manter o foco no ‘novo’ mundo profissional e pessoal

• Desligue as notificações de redes sociais, apps de mensagens, e-mails e sites e estabeleça horários específicos para realizar estas checagens. 

• Tenha uma lista de tarefas semanais e diárias, pois isso ajuda no planejamento e na organização e ainda promove reforços positivos ao constatar a conclusão das tarefas. 

• Reuniões devem acontecer para discutir conceitos, negociações e relacionamentos. Qualquer outro tema, como status de projetos ou situações, decisões simples e de rotina (sim ou não) e validações rápidas podem ser endereçadas em apps de mensagem ou e-mail. 

• Defina a pauta e a envie com antecedência, para as situações em que são necessárias as reuniões. Isso aquece os envolvidos em torno do assunto. Eles podem se preparar, já listar dúvidas ou ideias sobre o assunto, o que torna a reunião mais produtiva. 

• Organize sua agenda, evitando reuniões consecutivas e pratique pausas de pelo menos cinco minutos a cada 40 minutos de trabalho. Nestas pausas, procure se levantar da mesa, alongar seu corpo, caminhar, buscar uma água (ou bebida de sua preferência). Faça coisas que te deem prazer. 

• Abuse dos apps de organização e planejamento. Existem muitos deles disponíveis no celular ou computador. Além de práticos, aliviam e liberam sua mente para ações mais interessantes e que possam lhe dar mais prazer e autorrealização. 

• Inclua em sua rotina a prática de meditação, respiração consciente ou atenção plena. 

• Para todo novo bom hábito que decidir incorporar na sua rotina, tenha mais foco em sua manutenção do que no volume que será capaz realizar. A constância é sempre mais importante do que a quantidade. Se nunca meditou, comece com uma meditação guiada de cinco minutos e evolua aos poucos.