A experiência como comandante do exército americano em duas guerras mundiais, tendo sido general de cinco estrelas no segundo combate, foi provavelmente o principal motor do ex-presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower (1890-1969) para elaborar reflexões sobre a necessidade de uma gestão precisa do tempo.

Em um discurso feito em 1954, o general pronunciou uma frase que, anos mais tarde, culminaria em um dos principais métodos para definir atividades que devem ser feitas imediatamente e o que pode ser postergado. “Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”. A partir dessa citação, o escritor Stephen Covey desenvolveu a matriz Eisenhower, ferramenta de organização de rotina com base na definição do que é urgente e do que é importante. 

Felizmente, hoje ninguém precisa enfrentar duas guerras mundiais para saber como gerir bem próprio o tempo, mas há quem entre em combate contra o relógio constantemente, sempre com a sensação de estar atrasado para cumprir diariamente um imenso checklist de tarefas. Em uma sociedade superconectada, que exige cada vez mais o cumprimento de múltiplas tarefas, é natural sentir que as 24 horas de um dia não são suficientes para cumprir tudo o que se propõe.

Por outro lado, é essencial definir o que realmente importa para uma vida saudável, por mais que esse exercício seja desafiante. “Existem muitas atividades e oportunidades no mundo, e, embora a maioria possa parecer boa, grande parte delas é trivial. Então, vamos precisar ter discernimento para poder selecionar o que realmente importa”, argumenta a mentora de líderes e consultora Eliane Pessoa.  

O primeiro passo para começar a desconstruir esse padrão, aponta Eliane, é rejeitar a ideia de que podemos fazer tudo. “Preciso pesar e fazer escolhas para definir o tempo e a energia no que realmente vai fazer diferença em minha vida”, elabora. Doutor em psicologia social e professor da Escola de Ciência da Informação da UFMG, Cláudio Paixão indica mais um caminho.

“Quando falamos de sobrecarga, a primeira coisa que precisamos pensar é que existem diferentes categorias de responsabilidades e tarefas na nossa vida. Para simplificar, podemos dividi-las em três grupos: a rotina, a urgência e a crise. Rotina é aquilo que faço com frequência, a urgência é algo que atropela a rotina, e crise é algo que você não espera”, explica. 

Conseguir discernir essas categorias, no entanto, nem sempre é fácil. Artigo publicado pela “Harvard Business Review” em 2018 revelou que as pessoas frequentemente escolhiam terminar atividades que tinham prazos muito apertados, mesmo quando havia outras tarefas menos urgentes que eram tão simples quanto e que ofereciam uma recompensa maior. Para sair desse padrão, é preciso cuidar dos próprios pensamentos.

"É importante trabalhar a mentalidade para tentar eliminar a frase: ‘Eu tenho que fazer isso’. A palavra ‘ter’ dificulta a prioridade. Agora, quando digo: ‘Eu escolho fazer isso’, soa mais leve e, assim, fica muito mais fácil priorizar sua agenda”, sugere Eliane. 

Cláudio Paixão recomenda ainda começar a prestar atenção às coisas ao redor. “Atenção plena é uma condição que envolve, como o próprio nome diz, atenção àquilo que estamos fazendo e sentindo, sem julgamento. Geralmente, as pessoas associam a atenção plena a meditar ou conseguir se apartar do mundo, mas nem sempre isso é possível. Então, você pode escolher, por exemplo, prestar atenção aos sons que estão à sua volta para tentar ficar mais focado. Assim, você amplia os seus sentidos e tira da sua mente uma torrente de pensamentos”, sugere o psicólogo, que cita, por exemplo, ficar atento ao barulho da chuva enquanto executa outras tarefas. 

Atenção aos sinais de alerta 

Estar atento ao próprio corpo é primordial para entender se o excesso de responsabilidades não está prejudicando a saúde física e mental. “Os principais sinais de que estão sobrecarregados são a fadiga constante, a dificuldade de se concentrar em coisas simples e a irritabilidade. Essas três coisas servem de alerta para uma direção que vai fazer mal para nós mesmos”, aponta Eliane. “Quando não consigo concluir tarefas nem sentir satisfação no que eu faço também são sinais de alertas”, complementa Paixão. 

O psicólogo pondera, porém, que existem casos clínicos em que o atraso constante ou a postergação nas entregas de tarefas podem estar associados a transtornos psicológicos, como TDAH. “A grande maioria dos seres humanos não está nessa condição (do TDAH), mas quem se encontra nela não tem condições, muitas vezes, de cumprir um prazo naquele momento e tem uma forma diferente de lidar com o tempo, às vezes perdendo ou sequer comparecendo a uma reunião. Mas esse tipo de comportamento pode ser ajustado com medicação e terapia, por exemplo”, afirma.